Sped: após correria na implantação, empresas fazem balanço

Companhias e órgãos públicos revêm os projetos de Sped e avaliam possíveis melhorias e benefícios do sistema que entrou em vigor em 2009.

Por Rodrigo Caetano, da COMPUTERWORLD
02 de dezembro de 2009 - 07h00

Passadas as principais fases do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), as empresas e os órgãos públicos envolvidos iniciam um período de análises do processo. Conturbado, o projeto sofreu diversos adiamentos, por problemas de ambos os lados, e até de terceiros, mas já é uma realidade no País.

Em setembro deste ano entrou em operação o Sped Fiscal. As empresas selecionadas tinham de entregar os arquivos, que trazem um conjunto de informações ficais e registros de apuração de impostos, até o último dia do mês. O Sped Contábil, que substitui os livros contábeis das companhias por arquivos digitais, teve seu prazo encerrado para a entrega dos documentos digitais em junho. Juntamente com a Nota Fiscal Eletrônica, estes são os principais pilares do Sistema Público de Escrituração Digital.

Até o momento, as empresas não enxergaram muitos benefícios diretos do projeto para o negócio. “Temos que fazer e pronto. Isso não alavanca vendas, margens ou melhora processos. Nossa expectativa, no longo prazo, é que, com mais empresas pagando corretamente os impostos, eles parem de subir”, afirma o diretor de tecnologia do Grupo Martins, Flavio Lúcio Borges Martins.

À frente da área de tecnologia da informação de uma das maiores distribuidoras do País, o executivo acredita, no entanto, em efeitos positivos no longo prazo. “A informalidade tende a acabar. Talvez este seja o benefício”, diz o executivo.

Na General Electric, uma das maiores companhias do mundo com atuação em diversos segmentos, o projeto é encarado da mesma maneira. “São questões de regulamentação no Brasil”, afirma o Chief Information Officer (CIO) da empresa para a América Latina, João Lencioni.

As duas corporações não tiveram problemas para entregar os arquivos. Mas houve quem não fosse capaz de cumprir o prazo. Segundo pesquisa realizada pela consultoria IOB, no caso do Sped Contábil a porcentagem de companhias que cumpriram o prazo chegou a 90%. No fiscal, a taxa foi um pouco menor: 87%.

Para a consultoria Aliz Inteligência Sustentável, o volume de entrega dos arquivos fiscais superou as expectativas. A Receita esperava cerca de 130 mil documentos, mas recebeu mais de 140 mil. Ao todo, deveriam ter sido enviados 180 mil documentos, de acordo com a consultoria.
 
Correção

O problema é que, segundo a IOB, 15% das empresas pretendem retificar suas declarações contábeis e 30% têm intenção de mudar os arquivos do Sped Fiscal. O cenário pode gerar um problema sério para as corporações. O diretor de soluções da IOB, José Adriano, explica: não está claro como fazer a retificação.

Em se tratando dos arquivos fiscais, cada Estado tem sua própria norma. “Alguns fixaram um prazo de 30 dias, outros nem definiram data”, afirma. A empresa precisa ficar atenta para não perder o prazo de entrega. Vale ressaltar que os arquivos do Sped atendem tanto à Receita Federal, quanto às Secretarias da Fazenda dos Estados.

Além disso, retificar gera riscos. Para os órgãos fiscais, o próximo passo é cruzar informações e analisar os arquivos. Adriano diz que é natural que essa checagem comece por quem mudou a declaração na última hora. É importante lembrar que a Receita só vai analisar as informações a partir de 2010. Portanto, mesmo quem não entregou os arquivos, não deve ficar esperando uma resposta do órgão antes de se preparar para o próximo exercício.

No caso do Sped Contábil, nem existe a possibilidade de retificar. Porém, por conta do atraso no processamento realizado nas Juntas Comerciais dos Estados, as empresas estão conseguindo trocar os arquivos antes que eles sejam analisados. O processo para a entrega dos livros digitais é diferente neste caso, pois envolve outra entidade, além da Receita, que analisa os documentos previamente.

As empresas que não entregaram os documentos têm um problema ainda maior. Neste grupo, existem dois casos. Há quem perdeu o prazo por falta de condições técnicas. Para essas companhias, é sentar e esperar as sanções. Outras empresas conseguirem negociar com as Secretarias de Fazenda dos Estados um adiamento no envio dos dados. Mesmo assim, o risco de receber uma punição existe e é grande.

Como o sistema envolve os órgãos fiscais estadual e federal, não adianta fazer acordo com apenas um deles. “A Receita Federal não adiou prazo para ninguém”, afirma Adriano. Mesmo tendo negociado com a Secretaria, a empresa atrasada pode não escapar das sanções federais.
 
Gargalos

Foram dois os principais gargalos para a implementação do sistema e a entrega dos arquivos. O primeiro se deu na área de tecnologia da informação. “Não havia mão-de-obra qualificada suficiente para atender a demanda”, afirma Adriano. Consultorias e fornecedores de software ficaram sem condições de atender a todas as empresas no prazo, o que gerou, inclusive, um dos adiamentos da entrega (foram dois ao todo).

Mesmo grandes empresas, como a Deloitte, estavam demorando meses para atender a um novo cliente.
A situação foi gerada, também, pela demora das companhias em procurar os fornecedores. “O mercado estava esperando novos adiamentos”, destaca Adriano. Para se ter uma ideia, em junho, segundo pesquisa feita pela Deloitte, quase 30% das empresas não estavam preparadas para a entrega dos documentos fiscais ou não tinham dado início à implementação do sistema.

“Não tivemos grandes gargalos, exceto a concorrência interna por recursos que estavam alocados em fazer coisas para gerar diferencial para nosso negócio”, afirma Martins. As empresas tiveram de lidar com um grande volume de informações para entregar os arquivos. Para companhias com diversas filiais, a situação era mais complicada, já que cada unidade deve ser tratada como uma empresa e enviar seus próprios arquivos.
Outro gargalo aconteceu nos órgãos responsáveis, principalmente nas juntas comerciais, explica Adriano. Também houve demora na definição de alguns padrões dos documentos, prejudicando a implementação dos sistemas.